Ao abrigo da alínea 4) do n.º 1 do artigo 4.º da Lei de Protecção de Dados Pessoais, o ficheiro é qualquer conjunto estruturado de dados pessoais, acessível segundo critérios determinados, independentemente da forma ou modalidade da sua criação, armazenamento e organização. O ficheiro, em sentido lato, significa arquivo, incluindo pastas e conjuntos de pastas. Se no documento constar dados pessoais, assim, ao tratamento do respectivo documento aplica-se aquela Lei.