A recolha de dados pessoais básicos do empregado pelo empregador é feita pela necessidade de administração regular, de provisão de benefícios e regalias sociais e de cumprimento dos deveres legais. São consideradas razões ponderosas quando os motivos da recusa da prestação de dados pessoais pelo empregado são superior aos interesses legítimos do empregador. De modo geral, os dados pessoais básicos do empregado não podem ser considerados como as suas interessas grandes, pois a recusa de prestação destes dados implica a impossibilidade de acesso a estes dados e de estabelecimento de relações laborais.