Quando as gravações visam garantir a qualidade do serviço prestado, a entidade deve esclarecer na “Declaração de Recolha de Dados Pessoais” em que circunstância é permitida a consulta destas gravações. Como nelas é recolhida a voz do funcionário e do cliente, a não ser que tenha o seu consentimento, não se devem servir para o material de formação as conversas gravadas entre o funcionário e o cliente. Como a recolha destas conversas não é o único meio de formação, podendo por exemplo recorrer à simulação dos casos concretos a ensaiar por pessoas diversas, pelo princípio de “proporcionalidade”, o GPDP é de opinião de que não se devem servir de material de formação as conversas gravadas entre o funcionário e o cliente.