A proibição do uso de equipamento da entidade pelo empregado para fins privados e expressamente anunciada, não significa que ela pode consultar ou aceder qualquer dado de forma arbitrária e ilimitada. A entidade tem de elaborar igualmente a “Declaração de Recolha de Dados Pessoais”, que se incluem o âmbito e a finalidade de consulta. Caso a entidade falte avisar o titular ou viola a “Declaração de Recolha de Dados Pessoais”, ela é susceptível de violar as normas da Lei da Protecção de Dados Pessoais, constituindo infracções administrativas ou crimes.