根据《个人资料保护法》第4条第1款(一)项规定，“个人资料是指与某个身份已确定或身份可确定的自然人（“资料当事人”）有关的任何资讯，包括声音和影像，不管其性质如何以及是否拥有载体……”在职证明书载有当事人的居民身份证号码及职位，为与可确定身份人士有关的资讯，故属于个人资料。根据同一法律第3条第1款规定，“本法律适用于全部或部份以自动化方法对个人资料的处理，以及以非自动化方法对存于或将存于人手操作的资料库内的个人资料的处理。”因此，处理上述资料受《个人资料保护法》规范。 　　由于现行法律没有就在职证明书内应登载的个人资料种类作统一规范，故原则上各公共部门应按照部门政策，经考虑申请者的要求、申请目的及行政成本等要件，以决定证明书内登载的个人资料种类。 　　在一般情况下，倘部门发出在职证明书是应资料当事人要求或根据法律规定，则不存在违法情况，但还须遵守《个人资料保护法》的相关规定，尤其该法律第2及5条对个人资料处理的一般原则和性质的规定，包括：处理应以透明的方式进行；应尊重私人生活的隐私和国际法文书和现行法律订定的基本权利、自由和保障；个人资料应以合法的方式并在遵守善意原则下处理；为了特定、明确、正当和与负责处理实体的活动直接有关的目的而收集，之后对资料的处理亦不得偏离有关目的；适合、适当及不超越收集和之后处理资料的目的等。