现行法律并未对收集身份证副本的处理作出专门规範,本局建议机构在非必要时,应减少向雇员或顾客索取身份证副本,机构对当事人的身份证副本应慎重处理,一旦资料不当外洩,机构要为此负责。收集机构应制定相关守则,明确规定在何种情况下收集身份证副本,应怎样处理、处理的规则,以及谁有权处理等。另外,机构为员工或为顾客制作卡片(包括员工证、会员卡或贵宾卡等)时,应尽量避免将资料当事人的名称及身份证号码一起放置,可以选择用员工编号或客户编号代替身份证号码。针对一些常见及特定的个人资料处理,本局制定了七份豁免许可,豁免机构就相关自动化处理履行通知本局的义务。有关的许可涉及处理目的、保存期、接收者类别等。机构可参考该等许可制定相关的处理个人资料的政策,包括处理身份证副本的政策。