現行法律並未對收集身份證副本的處理作出專門規範，本局建議機構在非必要時，應減少向僱員或顧客索取身份證副本，機構對當事人的身份證副本應慎重處理，一旦資料不當外洩，機構要為此負責。收集機構應制定相關守則，明確規定在何種情況下收集身份證副本，應怎樣處理、處理的規則，以及誰有權處理等。另外，機構為員工或為顧客製作卡片（包括員工證、會員卡或貴賓卡等）時，應盡量避免將資料當事人的名稱及身份證號碼一起放置，可以選擇用員工編號或客戶編號代替身份證號碼。針對一些常見及特定的個人資料處理，本局制定了不同的豁免許可，豁免機構就相關自動化處理履行通知本局的義務。有關的許可涉及處理目的、保存期、接收者類別等。機構可參考該等許可制定相關的處理個人資料的政策，包括處理身份證副本的政策。